Inhaltlich verantwortlich und Ansprechpartner:
Florian Herterich
Schulenberger Str. 6, 38678 Clausthal-Zellerfeld
0174 / 1948773
florian.herterich@gothaer.de
Datenschutzerklärung des TuS Clausthal-Zellerfeld v. 1849 e.V.
Präambel
Der TuS Clausthal-Zellerfeld e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert
personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des
Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-
Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu
vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des
Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und
Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in
EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von
ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet
veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die
EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese
Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten
verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede
Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein
Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die
folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße,
Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,
Abteilungszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der
gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf.
Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein
betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet,
soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände
beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen
teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene
Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die
Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen:
Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse,
Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten
Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit
Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
§ 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung/Kassenwart
zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortverantwortliche stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO
erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern
zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der
dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu
beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur
herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung
von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen
Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine
solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der
Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als
Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen
Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account
ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet
werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten
haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter,
Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit
personenbezogenen Daten zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Nach dem BDSG (§ 38) ist ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn in der Regel
mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener
Daten beschäftigt sind. Zurzeit ist das in unserem Verein nicht der Fall.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Pressewart. Änderungen dürfen
ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine
Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang
mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des
Pressewarts. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und
Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Pressewart
weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung
von Weisungen des Pressewarts, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für
den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26
BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen
Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder
-weitergabe untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen
diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung
vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018
beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.